Politique de conservation des données et de notification des violations

CIQRA OÜ · Version 2.8 · Dernière mise à jour : 10 novembre 2026 · Version française. Le texte anglais fait foi (Terms of Service) ; la présente version est publiée pour la commodité des Marchands établis au Québec et ailleurs au Canada.

Date d'entrée en vigueur pour les clients existants : les modifications de la présente version prennent effet, pour le client qui a accepté une version antérieure, à la date indiquée dans l'avis que CIQRA donne de la présente version, au moins 30 jours après l'avis (Conditions d'utilisation, article 14.2) ; jusqu'à cette date, la version antérieure continue de s'appliquer à ce client. Le client qui s'y oppose peut résilier sans frais avant cette date (Conditions d'utilisation, article 14.3).

La présente Politique décrit la durée pendant laquelle CIQRA conserve les données personnelles et la manière dont CIQRA réagit aux violations de données personnelles. Elle complète la Politique de confidentialité et l'Accord de traitement des données.

Entité responsable : CIQRA OÜ, code de registre 16465907, Veskiposti tn 2, 10138 Tallinn, Harju maakond, Estonie · info@ciqra.com

Partie A — Conservation des données

A.1 Principes

A.1.1 CIQRA ne conserve les données personnelles que pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été recueillies ou exigée par la loi. Elle supprime ensuite les données ou les anonymise de façon irréversible.

A.1.2 Lorsque CIQRA traite des données personnelles en qualité de sous-traitant pour un Marchand, les instructions licites du Marchand et l'Accord de traitement des données déterminent la durée de conservation des données. Les durées indiquées ci-dessous s'appliquent lorsque le Marchand n'a donné aucune instruction licite différente.

A.1.3 Les durées prévues au calendrier ci-dessous sont appliquées au moyen de calendriers de suppression automatisés ou, lorsqu'une durée constitue un minimum fixé par la loi plutôt qu'un délai de suppression, au moyen de règles de conservation qui empêchent une suppression anticipée.

A.2 Calendrier de conservation

Données	Durée de conservation	Motif
Registres de commandes, de factures, de paiements, fiscaux et comptables	Tant que la boutique est active, et pendant 10 ans après la fermeture de la boutique ; jamais supprimés plus tôt	Obligation légale (Loi estonienne sur la comptabilité (Estonian Accounting Act), § 12 : 7 ans) et la plus longue durée de conservation des documents commerciaux que CIQRA a relevée parmi les lois des marchés de ses Marchands (par exemple le Code de commerce turc (Turkish Commercial Code), art. 82 : 10 ans), afin qu'un Marchand puisse s'acquitter de sa propre obligation à partir de la plateforme
Compte du Marchand, personnel, paramètres et contenu de la boutique	Tant que la boutique est active ; supprimés 2 ans après la fermeture de la boutique, à l'exception des registres financiers ci-dessus	Contrat ; clôture du compte ; traitement des différends
Vérification d'identité pour CIQRA Pay	CIQRA ne détient pas de documents d'identité ; la vérification est effectuée et les documents sont détenus par Stripe selon ses propres conditions. CIQRA conserve la référence du compte et l'état de la vérification avec les données du compte du Marchand.	Contrat ; obligation légale
Comptes clients et autres données d'Acheteurs traitées pour un Marchand, y compris les billets d'assistance, les transcriptions de clavardage en direct et les autres échanges avec les Acheteurs	Tant que la boutique est active, sauf instruction contraire du Marchand ; effacées ou anonymisées lorsqu'une demande de la personne concernée est acceptée ; supprimées 2 ans après la fermeture de la boutique	Accord de traitement des données ; instructions du Marchand
Soumissions de formulaires de contact et de demande de renseignements	Tant que la boutique est active, sauf si le Marchand choisit, dans les paramètres de sa boutique, une durée plus courte de 6, 12, 24 ou 36 mois	Instructions du Marchand ; intérêts légitimes
Journaux migrés du système antérieur d'un Marchand	Tant que la boutique est active, sauf si le Marchand choisit, dans les paramètres de sa boutique, une durée plus courte de 24 ou 36 mois ; conservés au moins 2 ans, sauf instruction du Marchand prévoyant une durée plus courte, parce que ces journaux contiennent des adresses IP qu'un Marchand peut devoir conserver en vertu du droit de son propre pays (par exemple la loi turque n° 5651)	Instructions du Marchand ; intérêts légitimes
Paniers et paiements abandonnés, et messages de rappel envoyés à ce sujet	1 an	Minimisation des données ; intérêts légitimes
Registres de consentement au marketing	Tant que le consentement est en vigueur. Le registre indiquant qu'une personne s'est désabonnée est conservé, afin que le retrait continue d'être respecté et puisse être démontré, sauf si le Marchand choisit, dans les paramètres de sa boutique, de supprimer ces registres, ou de les réduire à un hachage irréversible de l'adresse, 3 ans après le retrait	Consentement ; responsabilité (RGPD, art. 7(1))
Inscriptions à la newsletter jamais confirmées	30 jours après la dernière inscription, lorsque le lien de confirmation envoyé à l'adresse n'a jamais été ouvert	Minimisation des données : une inscription non confirmée n'est pas un consentement
Événements d'analyse de la Boutique avec identifiants pseudonymes	400 jours ; les statistiques agrégées qui en sont tirées sont conservées pendant 1 100 jours	Intérêts légitimes ; analyse
Registres de sécurité et d'audit, registres de connexion, de session et d'appareil, et registres de protection contre la relecture des paiements	2 ans	Sécurité ; intérêts légitimes
Journaux d'application et journaux de livraison des courriels, des SMS et des webhooks	12 mois	Sécurité ; exploitation des Services
Signalements de contenus illicites, de contrefaçon et de boutiques abusives effectués au moyen du formulaire de signalement (nom, adresse courriel et signature de l'auteur du signalement, description et copies de preuve des pages signalées)	12 mois après la clôture du dossier ; ces données personnelles et ces copies de preuve sont ensuite supprimées. Le registre de la décision et de son exposé des motifs est conservé sans l'identité de l'auteur du signalement, parce que le règlement sur les services numériques (Digital Services Act) exige que CIQRA soit en mesure d'en répondre	Obligation légale (règlement sur les services numériques, art. 16, 17 et 24) ; constatation, exercice ou défense de droits en justice
Numéros d'identité et identifiants similaires figurant dans les soumissions de formulaires (tels que les numéros d'identité nationale, de permis de conduire, de passeport, d'identification fiscale ou d'IBAN)	Conservés tels que soumis, sauf si le Marchand choisit, dans les paramètres de sa boutique, de les faire masquer 7, 30, 90, 180 ou 365 jours après la soumission	Instructions du Marchand ; minimisation des données
Registres des suppressions et des anonymisations effectuées en vertu du présent calendrier	Au moins 3 ans ; jamais supprimés automatiquement	Registre de responsabilité de CIQRA (article 5(2) du RGPD) ; il donne également au Marchand ce dont il a besoin pour ses propres registres de destruction en vertu de la loi qui lui est applicable
Témoins et identifiants similaires	Selon la Politique relative aux témoins (cookies)	Consentement ou stricte nécessité
Sauvegardes effectuées par CIQRA : sauvegardes de la base de données avec restauration à un instant donné	Jusqu'à 35 jours sur une base glissante, puis écrasées	Intérêts légitimes (RGPD, art. 6(1)(f)) à la sécurité du traitement (art. 32(1)(c)) : rétablissement des Services après un incident ; pour les données que CIQRA traite pour un Marchand, l'Accord de traitement des données
Sauvegardes effectuées par CIQRA : copies récupérables de fichiers supprimés ou écrasés	30 jours, puis supprimées	Intérêts légitimes à la sécurité du traitement ; pour les données du Marchand, l'Accord de traitement des données
Sauvegardes effectuées par CIQRA : copies protégées à long terme de la base de données et des fichiers stockés	Lorsqu'elles sont conservées : copies effectuées chaque semaine ou plus souvent, jusqu'à 8 semaines ; une copie par mois, jusqu'à 6 mois. Chaque copie est supprimée à l'expiration de sa durée	Intérêts légitimes à la sécurité du traitement : reprise après un rançongiciel et après une corruption de données découverte tardivement ; pour les données du Marchand, l'Accord de traitement des données. Voir l'article A.6.3
Archives de sauvegarde d'une boutique que le Marchand crée ou planifie dans son tableau de bord	La durée choisie par le Marchand (30 jours, sauf si le Marchand choisit une durée comprise entre 1 et 365 jours)	Instructions du Marchand
Registres faisant l'objet d'une suspension de suppression pour raisons juridiques (legal hold)	Uniquement pendant la durée que l'obligation légale ou la réclamation précise exige	Obligation légale ; constatation, exercice ou défense de droits en justice

A.2.1 Les calendriers de suppression nouveaux et raccourcis sont introduits progressivement : chacun fonctionne d'abord en mode de rapport, qui consigne ce qu'il supprimerait, et n'est activé qu'après l'examen de ce rapport. Jusque-là, les données qu'il vise sont conservées.

A.2.2 Les choix qu'un Marchand peut faire dans les paramètres de sa boutique sont tous désactivés tant que le Marchand ne les active pas. Jusque-là, les durées par défaut du calendrier s'appliquent et rien de plus n'est supprimé ni masqué.

A.3 Forfaits Entreprise

Pour les Marchands qui ont le forfait Enterprise CMS (CIQRA Sites) ou le forfait Commerce Enterprise (CIQRA Commerce), la conservation des registres propres au Marchand est régie par le contrat du Marchand. Tant que le contrat est en vigueur, CIQRA n'applique pas à ces registres de calendriers de conservation automatisés : les échanges avec les Acheteurs, les soumissions de formulaires de contact et de demande de renseignements et leurs pièces jointes, les journaux migrés d'un système antérieur, les paniers abandonnés, les registres de consentement au marketing et l'historique des révisions du contenu sont conservés pendant toute la durée de vie du compte, quel que soit l'état de facturation de l'abonnement, et la fermeture de la boutique ne déclenche pas la suppression au bout de 2 ans. Ils ne sont supprimés que par une décision — la suppression par le Marchand lui-même, une demande d'effacement fondée sur le droit de la protection des données, ou selon ce que prévoit le contrat. Les registres propres à la plateforme (registres de sécurité et d'audit, registres de session et d'appareil, journaux de livraison, registres de protection contre la relecture des paiements et sauvegardes) conservent les durées prévues au calendrier pour tous les forfaits. Lorsque CIQRA ne peut établir le forfait d'une boutique, elle conserve les registres de cette boutique plutôt que de les supprimer.

A.4 Commandes de places de marché

Lorsqu'un Marchand connecte un canal de vente exploité par une place de marché dont les conditions exigent du vendeur qu'il supprime les données personnelles des acheteurs après la commande (actuellement Temu et Amazon) et reçoit les coordonnées de livraison des acheteurs pour les commandes passées sur cette place de marché, ces coordonnées ne sont utilisées que pour exécuter la commande. Le nom, l'adresse municipale, la ville, le code postal et le numéro de téléphone de l'acheteur sont effacés de la commande 30 jours après l'exécution du service — c'est-à-dire après que la place de marché a confirmé l'expédition ou l'annulation de la totalité de la commande — et dans tous les cas 60 jours après l'importation de la commande. L'État ou la région et le pays de livraison sont conservés avec le registre de la commande. Comme la durée est fixée par les conditions de la place de marché, cet effacement s'applique à tous les forfaits, y compris les forfaits Entreprise visés à l'article A.3 ; c'est la seule exception à la règle de l'article A.3 selon laquelle les calendriers automatisés ne suppriment pas les registres propres au Marchand Entreprise. Les commandes provenant d'autres places de marché connectées sont conservées selon le calendrier général.

A.5 Fonctionnalités d'IA

Le fournisseur d'IA ne conserve les données d'entrée et de sortie que dans la mesure permise par ses conditions commerciales décrites dans les Conditions relatives aux fonctionnalités d'IA. CIQRA conserve les registres d'utilisation de l'IA (fonctionnalité, modèle, volume, crédits et coût) à titre de registres de facturation, conserve les conversations avec le copilote avec les données de la boutique jusqu'à ce que le Marchand les supprime, et met en cache en mémoire les réponses de l'IA pendant au plus une minute.

A.6 Suppression et anonymisation

A.6.1 Fermeture du compte. Lorsqu'un compte de Marchand est fermé, le Marchand peut exporter ses données pendant la période de transition de 30 jours et la période de récupération de 30 jours prévues à l'article 13.3 des Conditions d'utilisation. CIQRA conserve les données du compte et de la boutique pendant 2 ans après la fermeture, afin que la boutique puisse être restaurée sur demande, puis les supprime ou les anonymise. Les registres financiers qui doivent être conservés en vertu de la loi sont conservés séparément et avec un accès restreint pendant 10 ans après la fermeture.

A.6.2 Demandes d'effacement. Lorsque CIQRA accepte une demande d'effacement de données personnelles, elle indique à la personne qui présente la demande la date à laquelle l'effacement prendra effet et les registres qui doivent, le cas échéant, être conservés, ainsi que les raisons de cette conservation. L'effacement prend effet après un délai d'attente de 10 jours, afin qu'une demande erronée ou non autorisée puisse être repérée et arrêtée avant une suppression irréversible. Le processus d'effacement de CIQRA signale toute catégorie de données qu'il n'a pu classer, de sorte que les effacements incomplets soient détectés plutôt que déclarés complets. Une entreprise qui supprime sa propre fiche sur un site d'annuaire au moyen de la page de suppression en libre-service confirme la demande par un lien envoyé à sa propre adresse ; cette suppression prend effet immédiatement, et CIQRA en conserve une trace (une empreinte à sens unique et une forme masquée de l'adresse, l'adresse de la fiche et les dates, jamais une valeur supprimée) afin d'éviter un nouveau traitement.

A.6.3 Sauvegardes. Les registres individuels ne sont pas retirés des copies de sauvegarde de CIQRA, et les copies protégées à long terme, lorsqu'elles sont conservées, sont détenues dans un espace de stockage distinct conçu pour empêcher qu'elles soient modifiées ou supprimées avant l'expiration de leur durée, afin qu'elles demeurent utilisables après une attaque telle qu'un rançongiciel. Les données supprimées ou effacées demeurent donc dans les sauvegardes de CIQRA jusqu'à l'expiration des copies qui les contiennent : au plus tard 35 jours après la suppression pour la restauration à un instant donné de la base de données, 30 jours pour les copies récupérables de fichiers et, lorsque des copies à long terme sont conservées, 6 mois. Tant que des données ne sont détenues que dans une sauvegarde :

elles ne sont utilisées à aucune autre fin que la restauration des Services ou des données perdues lors d'un incident, et ne servent à prendre aucune décision au sujet de quiconque ;
elles ne sont divulguées à personne d'autre que Microsoft, le sous-traitant ultérieur qui héberge les sauvegardes (voir la Liste des sous-traitants ultérieurs) ;
l'accès aux sauvegardes est limité à un petit nombre d'administrateurs autorisés de CIQRA dans le cadre d'un contrôle d'accès fondé sur les rôles, et aux identités de service automatisées qui exploitent la plateforme et le service de sauvegarde ; les actions administratives sur les sauvegardes sont consignées ;
les sauvegardes sont chiffrées et stockées sur Microsoft Azure en Allemagne (Germany West Central), avec une copie géoredondante en Allemagne-Nord (Germany North).

Si une sauvegarde est restaurée, CIQRA, avant que les données restaurées ne soient utilisées, supprime de nouveau les données dont la suppression ou l'effacement a été consigné après la réalisation de la sauvegarde, y compris les données effacées à la suite d'une demande d'une personne concernée. À cette fin, CIQRA ne conserve des copies de sauvegarde au-delà de 35 jours que tant qu'elle tient un registre des suppressions et des effacements en dehors de la base de données sauvegardée.

A.6.4 Marchands assujettis à d'autres lois sur la conservation. Le Marchand qui doit procéder à une suppression, à une destruction ou à une anonymisation périodique en vertu du droit de son propre pays (par exemple la loi turque KVKK et son règlement sur l'effacement, la destruction et l'anonymisation) peut se fonder sur le présent calendrier comme description de ce que fait la plateforme : les suppressions s'exécutent selon les durées ci-dessus, les sauvegardes expirent au plus tard 6 mois après une suppression, et les registres des suppressions visés à l'article A.2 documentent chaque exécution. Il appartient au Marchand d'évaluer si le calendrier satisfait à ses propres obligations ; CIQRA publie un seul calendrier pour tous les pays et ne déclare pas que la loi d'un pays donné lui est applicable.

Partie B — Notification des violations de données personnelles

B.1 Définition et portée

Une violation de données personnelles est une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données personnelles, ou l'accès non autorisé à celles-ci. La présente procédure vise les violations touchant des données personnelles dont CIQRA est le responsable du traitement, auquel cas CIQRA avise l'autorité de contrôle et, lorsque cela est exigé, les personnes concernées, ainsi que les violations touchant des données personnelles dont CIQRA est un sous-traitant, auquel cas CIQRA avise le Marchand (article B.5).

B.2 Notification à l'autorité de contrôle

Lorsque CIQRA, en qualité de responsable du traitement, prend connaissance d'une violation susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, elle en avise l'autorité de contrôle compétente — l'Inspection estonienne de la protection des données (Andmekaitse Inspektsioon), en tant qu'autorité chef de file — sans retard injustifié et, si possible, dans les 72 heures après en avoir pris connaissance. Si la notification est faite plus tard, CIQRA indique les raisons du retard. Lorsqu'une violation n'est pas susceptible d'engendrer un risque, CIQRA la consigne sans en aviser l'autorité.

B.3 Étapes de la réponse

Signalement. Quiconque prend connaissance d'une violation présumée la signale immédiatement au canal d'incident de CIQRA.
Confinement. Le responsable de l'incident évalue l'étendue de la violation, la confine et préserve les éléments de preuve. Le délai de 72 heures court à compter du moment où CIQRA prend connaissance de la violation.
Évaluation. CIQRA évalue les catégories et le volume de données ainsi que le nombre de personnes concernées, les conséquences probables, et si les données étaient chiffrées ou pseudonymisées.
Notification de l'autorité lorsque cela est exigé (article B.2), avec la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de registres concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées, et le point de contact. Les renseignements peuvent être fournis par phases.
Notification des personnes sans retard injustifié, dans un langage clair et simple et avec des conseils pour se protéger, lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour elles, à moins qu'une exception prévue à l'article 34(3) du RGPD ne s'applique.
Notification des Marchands et des partenaires comme le décrit l'article B.5, et notification de Stripe, des assureurs et d'autres autorités lorsque cela est exigé.
Consignation de chaque violation dans le registre interne des violations de CIQRA, qu'elle doive ou non être notifiée (article 33(5) du RGPD).
Correction et examen en s'attaquant à la cause profonde, en mettant en place des mesures préventives et en effectuant un examen après incident.

B.4 Rôles et point de contact

Le contact en matière de protection des données personnelles, info@ciqra.com, coordonne le traitement des violations et constitue le point de contact pour les autorités de contrôle et les personnes. L'équipe d'intervention en cas d'incident comprend un responsable de l'incident, l'ingénierie et la criminalistique numérique, la liaison juridique et réglementaire, et les communications.

B.5 CIQRA en qualité de sous-traitant

Lorsqu'une violation touche des données personnelles que CIQRA traite pour un Marchand, CIQRA en avise le Marchand sans retard injustifié, si possible dans les 24 heures et au plus tard dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, fournit les renseignements dont le Marchand a besoin pour satisfaire à ses propres obligations en vertu des articles 33 et 34 du RGPD, et aide le Marchand à y répondre. Le Marchand décide s'il y a lieu d'aviser l'autorité de contrôle et les personnes concernées, sauf convention contraire.

B.6 Autres régimes

Autres pays. Pour les données personnelles dont CIQRA est le responsable du traitement, CIQRA avise les autorités et les personnes que la loi qui lui est applicable exige d'aviser (article B.2), y compris, pour les personnes se trouvant au Royaume-Uni, en Suisse, au Canada, au Brésil ou dans un État américain, l'autorité et le délai indiqués dans les suppléments régionaux de la Politique de confidentialité (article 12). Lorsqu'une violation touche des données personnelles que CIQRA traite pour un Marchand, le Marchand décide des notifications que le droit de son propre pays exige et les effectue (par exemple auprès du Conseil de protection des données personnelles de la Türkiye, du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada ou d'un commissaire provincial, ou de l'ANPD du Brésil) ; CIQRA remet au Marchand les renseignements visés à l'article B.5 dans le même délai de 72 heures, en anglais, afin que le Marchand puisse respecter son propre délai, et n'avise pas elle-même une autorité étrangère pour le compte du Marchand, sauf si la loi l'exige de CIQRA ou si le Marchand en fait la demande et que CIQRA y consent par écrit.
Données de paiement. CIQRA ne reçoit pas les numéros de carte complets (article 10 de la Politique de confidentialité). Tout incident présumé touchant des données de paiement est transmis à Stripe et traité conformément aux règles des réseaux de cartes et de la norme PCI DSS.

B.7 Examen et mise à l'essai

CIQRA examine et met à l'essai la présente procédure au moins une fois par an et tient à jour ses listes de contacts et son registre des violations.